月曜日の朝、予定表に空きがあると、つい仕事を入れたくなります。
けれど子どもの予定や急な修正が重なると、その空きはすぐになくなります。予定を埋めて安心したはずなのに、週の半ばには遅れを取り戻すことで精いっぱいになっていました。
今は、何も入れない時間も仕事の予定として守るようにしています。
一週間の仕事量は四日分で考える
平日が五日あっても、五日分いっぱいには予定を入れません。締め切りのある仕事は四日で終えられる量を目安にします。
残りの一日分は、修正、連絡、子どもの用事、思ったより時間のかかった作業のために残します。
締め切りの前日を、自分の締め切りにする
納品日の当日に完成させる予定だと、発熱や通信トラブルがそのまま遅れにつながります。
予定表には、先方の締め切りではなく、自分が仕上げたい日を書きます。一日早く設定するだけでも、確認する余裕が生まれました。
打ち合わせを同じ日に寄せる
打ち合わせが毎日一つずつあると、その前後も落ち着きません。
可能な範囲で同じ曜日へ寄せ、考える日と話す日を分けます。移動がなくても、頭を切り替える時間は必要だと考えるようになりました。
大きな仕事は一日に一つ
企画を考える、長い原稿を書く、デザインをまとめる。集中力を使う仕事は一日に一つだけ置きます。
残った時間には、メールや請求書など短い作業を入れます。大きな仕事を二つ並べないだけで、予定が遅れたときの苦しさが減りました。
空白には名前をつけない
「予備時間」と書くと、まだ余っている時間のように見えて、別の仕事を入れてしまいます。
そこで、予定表の空白は空白のまま残します。何か起きたら使い、何もなければ翌週の準備や休憩に使います。
子どもの予定の前後も空けておく
通院や行事そのものは一時間でも、準備、移動、待ち時間があります。
予定の直前まで仕事をせず、帰宅後にも重い作業を置きません。生活の予定は、書かれた時間より広く場所を取るものとして考えます。
新しい依頼は、その場で予定に入れない
依頼を受けたときは、一度一週間全体を見てから返事をします。
作業時間だけでなく、確認や修正の時間も置けるか。夜や休日を使う前提になっていないか。空白を残したまま受けられるかを確認します。
金曜日に、翌週から一つ減らす
週の終わりに、できなかったことを全部翌週へ移すと、月曜日から予定がいっぱいになります。
持ち越す前に、しなくても困らないこと、期限を相談できることを一つ探します。追加するだけでなく、減らすことも予定管理に含めます。
余白は、仕事を続けるための時間
何も起きなかった週は、空白がもったいなく感じるかもしれません。でも、その時間があるから急な出来事にも落ち着いて対応できます。
予定を詰めないことは、仕事を減らすことではありません。約束を守り、生活と仕事を長く続けるために、最初から余白を予定しておくことだと思っています。
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